学習塾の運営業務とは？業務内容・必要なスタッフについて徹底解説

「学習塾の運営にはどんな業務があるの？」「効率的な塾運営を実現するには何をすればいいの？」とお悩みではないでしょうか。

学習塾の運営は単に教育内容を提供するだけではなく、多岐にわたる業務や人材の採用・育成が必要です。

そこで本記事では、学習塾の9つの運営業務と、それに必要な人材・スタッフの採用と育成について解説します。

塾運営のノウハウを身につけ日々の業務を効率化したい方は、ぜひ参考にしてください。

学習塾の業務は「教務」と「運営」がある

塾運営2.png 学習塾の業務は教務と運営の2つに分かれており、両方とも塾の成功には欠かせません。

「教務」は生徒への教育指導を担う講師が中心で、「運営」は塾の管理業務になるため教室長やマネージャーが責任を持ちます。

ここからは、以下に分けてそれぞれ詳細に紹介します。

教務業務とは
運営業務とは

違いを明確にするためにも、ぜひ参考にしてください。

教務業務とは

教務業務とは、学習塾の心臓部とも言える教育の質を直接左右する役割を担う仕事のことです。

主に、生徒の学習指導や教材の選定、授業計画の作成などが挙げられます。

具体的には、塾での教材と指導方法の選択、先生と生徒のマッチング、生徒のモチベーションを維持するための戦略策定など、教育の質を高めるための幅広い業務が含まれます。

適切に教務業務を行うためには、生徒1人ひとりの学力や性格を深く理解することが大切です。

教務業務は、生徒の学びの場を最前線で支えるため、日々の努力と献身が求められる塾運営における中心的な役割です。

運営業務とは

運営業務とは、塾の経営基盤を支えるバックオフィスの仕事であり、全体の効率性や収益性に関わる仕事のことです。

具体的には、生徒募集、財務管理、スタッフの採用と教育、マーケティング戦略の策定など、塾の日常運営をスムーズにするための業務などが挙げられます。

塾運営業務は、内部の効率化だけでなく、外部との関係構築、つまり地域社会や保護者との連携やコミュニケーションが非常に重要です。

そのため教務と連携し、生徒にとって最適な学習経験と成果を提供することが目標となります。

優れた運営業務は、生徒、保護者、さらにはコミュニティ全体にとって「塾の顔」となるため、学習塾の発展のために不可欠な仕事と言えるでしょう。

学習塾の9つの運営業務

学習塾の成功は、以下の9つの運営業務が重要な役割を果たしています。

教育カリキュラムの作成
人材の採用・育成
スタッフの管理
外部業者とのやり取り
集客・マーケティングの実施
保護者対応
教室の管理
事務業務
経理処理

それぞれの業務は学習塾の品質と効率を左右するため、それぞれの内容と運営上のポイントを次項から詳しく説明します。

教育カリキュラムの作成

学習塾の運営業務における教育カリキュラムの作成は、塾の運営において中心となる業務となります。

なぜなら、生徒の成績向上や志望校合格といった目標達成のために欠かせないからです。

具体的なカリキュラム作成の手順には、以下の手順が挙げられます。

生徒の学力レベルと目標の把握
教材の選定とカリキュラムの設計
柔軟性を持たせた時間割
フィードバックと改善

最適な教育カリキュラムを作成するためには、各生徒の多様なニーズに応じるだけでなく、文部科学省が示す学習指導要領を基にしつつ、地域性や学習環境を考慮することも大切です。

また教室での状況や保護者からのフィードバックに基づき、目標の達成に向けたルートをチーム全体で共有することは、塾の運営成功に大きく影響します。

また、学習塾の教材選びについて知りたい方は以下の記事を参考にしてください。

参考：個人塾・私塾の開業は教材選びが成功のカギ！教材選びのポイントを解説！

人材の採用・育成

学習塾の運営業務には、人材の採用・育成も挙げられます。

優秀な人材は、優れた指導を提供するだけでなく、生徒の増加にも良い影響を与えます。

例えば、人材採用において重視すべきポイントは以下のとおりです。

適切な評価基準の設定
働きがいのある待遇
キャリアパスの構築

また講師たちに新しい教育法のトレーニングを提供し、日々の指導にフィードバックを行うことで成長を促す必要もあります。

それぞれの取り組みは塾の教育品質と直結し、最終的には教室全体の士気や学習塾の評判を上げる効果が期待できます。

そのため、教員1人ひとりの専門性と情熱を発揮できる環境を整えることは、塾の運営にとって不可欠な業務と言えるのです。

スタッフの管理

スタッフの管理では、主に講師のシフトを適切に管理し、それぞれの教員が最高のパフォーマンスを発揮できるよう配慮することが求められます。

学習塾のスタッフは、生徒の募集、保護者とのコミュニケーション、講師と生徒のマッチングなど、塾の成長を支える数々の業務を抱えています。

そのため教室長やマネージャーは、塾で行われている業務の細かな部分まで目を配り、スタッフ1人ひとりの生産性を最大限に引き出すことが大切です。

外部業者とのやり取り

外部業者との円滑なやり取りも学習塾運営にとって不可欠です。

例えばマーケティング業務や物件取得では、広告代理店や物件業者などの専門的なサポートが必要になります。

広告代理店には塾の哲学を共有・ターゲットとなる生徒や保護者に的確なアプローチの依頼が大切で、物件業者には生徒が集まりやすい立地条件を明確に伝えることが求められます。

このように、適切な外部業者とパートナーシップを築くことで、塾の運営を効率化し、質を高めることが可能です。

集客・マーケティングの実施

集客とマーケティングは学習塾運営の核心となる業務として挙げられます。

効率的な集客方法としてWeb広告やポスティングが挙げられますが、適切に活用するには内容に即したマーケティング戦略が不可欠です。

成功する学習塾は、Webサイトやブログに学習コンテンツを提供することで、保護者や生徒の関心を引き塾への良いイメージを形成しています。

またマーケティングオートメーション（MA）の導入により、問い合わせや見込み客の管理を自動化するなどの手段もあります。

集客・マーケティング活動を計画的に行うには、塾の強みを前面に打ち出しながら適切なサービスを活用することが大切です。

塾のマーケティングについて、詳細を知りたい方は以下の記事を参考にしてください。

参考：【成功法則】学習塾のマーケティング戦略・集客方法15選！ポイントや注意点、成功事例を詳しく解説！

参考：個人塾経営を成功させる集客方法15選！成功させるポイントと注意点を詳しく解説！

保護者対応

保護者対応は学習塾の評判に直結し、生徒募集に影響を与える業務です。

塾側からの適切かつ積極的なコミュニケーションを通じて、生徒と保護者の満足度を高めることは、クレームを未然に防ぎ、塾の評価を上げるために欠かせません。

また成績が伸び悩むなどの不満を受けた場合、迅速かつ丁寧な対応が求められます。

よくある保護者からのクレーム対応例は、下記などが挙げられます。

具体的な改善策と共に、成績が伸び悩む理由を説明
授業料に関する疑問には、塾の価値とサービス内容を明確に提示
コミュニケーションツールを活用し、定期的に成績レポートや学習状況を共有

システムを活用した情報共有は、クレーム発生のリスクを減らし、保護者と生徒の双方に満足感を提供します。

こうした工夫で保護者対応の質を高め塾への信頼を強固にすることは、長期的な運営の安定に不可欠と言えるでしょう。

教室の管理

意外に見落とされやすい学習塾の運営業務が教室の管理です。

清潔で整理された教室は、塾を訪れる生徒や保護者にとって安心感を与えるだけでなく、スタッフと講師の業務にも良い影響を与えます。

具体的には以下の3点が重要です。

業務内容	詳細
清掃業務	床の掃除、机の消毒、ゴミの分別と撤去など教室内外の清潔維持
備品の購入・管理	教材、筆記用具、教室備品の在庫管理と補充（例：ボードマーカー、印刷用紙）
教室設備のメンテナンス	机椅子の配置調整、電子機器の点検と修理（例：プロジェクター設定、エアコン温度調整）

なお、オンライン授業の場合には、快適な通信環境が整っているかを考えて整備しましょう。

また、学習管理システムについて詳細に知りたい方は以下の記事を参考にしてください。

参考：LMS（学習管理システム）とは？個人学習塾が導入するメリット・デメリットや選び方のポイントを解説！

事務業務

事務業務は塾運営の中心となるサポート的な役割を担い、幅広い業務を含みます。

事務の仕事では、生徒や講師のサポートを円滑にするために、以下の業務が行われます。

受付業務：出席簿の管理、保護者からの電話対応
資料作成：授業資料やお知らせの作成および配布、時間割の作成、イベントの案内文書の作成
データ管理：生徒情報、成績、講師のスケジュール管理、生徒データベースの更新、成績レポートの整理

事務業務は単純な作業に見えますが、塾の日常業務をスムーズにし、生徒の学びや講師の指導を直接支える欠かせない業務です。

経理処理

経理処理は塾の財務状況を正確に把握し、運営の基盤を支える業務です。

塾の経理業務には以下が含まれます。

売上管理：授業料の請求と回収、入金の記録
支出管理：経費の支払い、領収書の整理
予算管理：年間の予算立案と実績の比較

特に塾の経理では、効率を高める取り組みが効果的です。

例えば、会計ソフトを導入することで手間と時間を削減し正確な財務データの管理を可能にする、集金代行サービスとの連携で入金漏れの防止と管理を簡略化するなどが挙げられます。

また、税理士とのコミュニケーションや税務計画の策定も非常に重要です。

経理管理は塾の持続に直接関わるため、細心の注意が求められます。

学習塾に必要な人材・スタッフ

塾運営3.jpg 学習塾の運営には、様々な人材が必要です。

下記は、代表的な人材・スタッフを表にまとめた一覧です。

役割	担当業務	重要性
塾長・経営者	教育ビジョンと経営方針の定義	塾の方向性と成長を指導
講師	専門知識を活用した生徒指導	教育内容の質を担保
カウンセラー・進路指導員	生徒の進学相談対応	生徒の進路決定支援
受付・事務スタッフ	保護者対応、事務作業	日常運営の円滑化
マーケティング・広報担当者	サービス宣伝、新生徒募集	塾の認知度向上、生徒増加
IT・システム管理者	オンライン学習システム運用	デジタル教育の質保証
教室管理スタッフ	教室の清掃と設備管理	学習環境の整備と安全確保

それぞれのスタッフの協同作業により、学習塾のサービス提供がスムーズに行われます。

また各々の役割で専門性を活かすことにより、塾の経営はより安定した基盤を築けるでしょう。

採用方法

学習塾の運営において、適切な採用方法は運営方針に合わせる必要があります。

採用試験の段階から、塾の運営方針や求める人物像を明確に伝え、採用ミスマッチを防ぐためです。

指導内容・カリキュラム
指導方法
生徒の対象層
塾の規模・立地

などを踏まえて採用方法を決める必要があるでしょう。

学習塾の採用は塾の将来を左右する重要な取り組みになるため、塾の哲学や運営方針を十分に検討した上で、適切な採用方法を検討することが大切です。

育成・研修方法

学習塾における運営の成功には、スタッフの育成と研修も不可欠です。

学習塾業界においては「教育の現場からの成長」が多く見られる一方、専門的なマネジメントスキル等の不足が問題となることもあるからです。

例えば、独立行政法人教職員支援機構では、スタッフの育成に必要な生徒指導や教育相談、いじめ問題に関する研修が提供されています。

また、上層部向けには経営力を育成したり指導者を養成したりするなどの研修も挙げられます。

こうした育成・研修は、従業員のスキルやマインドセットの拡張に役立ち、組織力の強化に欠かせません。

積極的に研修プログラムを取り入れることで、学習塾の運営はさらに強固なものにしてください。

また、以下記事で塾講師のバイトに対する研修方法について詳細に解説しているので、ぜひ参考にしてください。

参考：塾講師のバイトに研修は必要？おすすめの研修内容や期間、獲得できるスキルを詳しく解説

学習塾の運営に困ったらmanaboに相談しよう！

学習塾の運営業務には、以下の業務が代表例として挙げられます。

カリキュラムの設計と見直し
人材の採用・育成
スタッフの管理
外部業者とのやり取り
集客・マーケティングの実施
保護者対応
教室の管理
事務業務
経理処理

学習塾の運営にはさまざまな人材が必要であり、それぞれの役割が塾の成功に影響します。

また運営に必要な人材を確保する際において、適切な採用方法や育成・研修方法を検討することも大切です。

manaboは、導入することで、生徒からの質問に24時間対応可能なスポット指導アプリです。

生徒の満足度向上に悩んでいる方は、ぜひ参考にしてください。

まずは、お気軽にお問い合わせください。